Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d)

Netversor ist ein wachsendes B2B IT- und Hosting-Unternehmen mit eigenen Rechenzentrumsinfrastrukturen und internationalen Kunden. Unter unserer Marke SIM-Networks entwickeln und betreiben wir leistungsfähige IT-Infrastrukturen, Dedicated Server sowie Public- und Private-Cloud-Lösungen.

Für unsere Geschäftsführung suchen wir keine klassische Assistenz, die Termine verwaltet und
Aufgaben abarbeitet.

Wir suchen eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert,
priorisiert und Dinge selbstständig zum Abschluss bringt.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, bereitest Entscheidungen vor und nach, hältst
Themen nach, koordinierst interne und externe Beteiligte und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft
nichts verloren geht.

Gerade in der ersten Phase gehört auch das operative Backoffice sowie ein Teil unserer HRAdministration
zu Deiner Verantwortung. Ziel ist jedoch ausdrücklich, ein Team aufzubauen, um diese
Aufgaben schrittweise abzugeben.

Wenn die Zusammenarbeit erfolgreich ist, erhältst Du nach der Probezeit die Möglichkeit, 1–2 weitere
Mitarbeiter für Backoffice und Personal aufzubauen und die Teamleitung dieses Bereichs zu
übernehmen.

Executive Assistance & Unterstützung der Geschäftsführung

• Enge operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Selbstständige Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungen
• Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen, Deadlines und offenen Themen
• Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern
• Strukturierung und Priorisierung eingehender Themen
• Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Eigenständige Übernahme und Koordination von Sonderthemen und Projekten
• Vorbereitung und Begleitung wichtiger Gespräche und Termine
• Sicherstellen, dass Vereinbarungen tatsächlich umgesetzt werden und nicht in irgendeinem digitalen Bermudadreieck verschwinden übernehmen.

Organisation & Backoffice

In der ersten Phase übernimmst Du zusätzlich operative Verantwortung für unseren administrativen
Bereich:

• Organisation und Weiterentwicklung interner Verwaltungsabläufe
• Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Koordination von Reklamations-, Garantie- und Lieferantenfällen
• Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Fachbereichen
• Kommunikation mit internen Teams, Dienstleistern und Vertragspartnern
• Aufbau klarer, digitaler und nachvollziehbarer Prozesse

HR & People Operations

• Begleitung von Recruiting-Prozessen
• Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern
• Organisation von On- und Offboarding
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Personalthemen
• Perspektivisch Aufbau und Führung eines kleinen Backoffice-/HR-Teams

Du solltest bereits mehrere Jahre in einer verantwortungsvollen Rolle gearbeitet haben,beispielsweise als:

• Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung
• Senior Management Assistant
• Teamassistenz auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene
• kaufmännische Leitung eines kleineren administrativen Bereichs
• Senior Rolle im HR Bereich

Entscheidend ist für uns weniger Deine genaue Berufsbezeichnung als die Art, wie Du arbeitest.

Du passt besonders gut zu uns, wenn Du:

• außergewöhnlich gut organisiert bist und auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst
• Aufgaben erkennst, bevor man sie Dir erklären muss
• Informationen schnell erfassen, strukturieren und priorisieren kannst
• Dinge konsequent nachhältst und zuverlässig zum Abschluss bringst
• souverän mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern kommunizierst
• vertrauliche Informationen absolut diskret behandelst
• eigenständig Entscheidungen innerhalb Deines Verantwortungsbereichs triffst
• sehr sorgfältig arbeitest, ohne Dich in unwichtigen Details zu verlieren
• Prozesse nicht einfach akzeptierst, sondern hinterfragst und verbesserst
• digitale Tools selbstverständlich nutzt und eine hohe IT-Affinität mitbringst
• Verantwortung suchst und nicht darauf wartest, dass Dir jede einzelne Aufgabe zugewiesen wird

Fachliche Voraussetzungen

• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in GF-Assistenz, Executive Assistance, Office Management oder einer vergleichbaren Position
• Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
• Erfahrung mit administrativen HR-Prozessen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Erfahrung mit digitalen Organisations- und Projektmanagementsystemen
• Kenntnisse in Jira oder Confluence sind hilfreich, aber keine Voraussetzung
• Deutsch auf muttersprachlichem bzw. C2-Niveau
• Gutes Englisch in Wort und Schrift

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
  Du bist nah an Entscheidungen und bekommst Einblick in nahezu alle Bereiche des Unternehmens.
• Echter Gestaltungsspielraum
  Du sollst Abläufe nicht nur verwalten, sondern verbessern und eigene Strukturen schaffen.
• Klare Entwicklungsperspektive
  Bei erfolgreicher Zusammenarbeit kannst Du nach der Probezeit den Bereich Backoffice / People Operations personell ausbauen und dessen Leitung übernehmen.
• Verantwortung statt Beschäftigungstherapie
  Wir suchen jemanden, der Themen eigenständig übernimmt und Ergebnisse produziert, nicht jemanden, der darauf wartet, beschäftigt zu werden.
• Technologieorientiertes Umfeld
  Du arbeitest in einem Unternehmen, in dem Digitalisierung nicht bedeutet, dass jemand ein Excel-Dokument auf SharePoint hochgeladen hat.
• Kurze Entscheidungswege
  Flache Strukturen und direkter Austausch mit der Geschäftsführung.
• Unbefristete Festanstellung und attraktive Vergütung
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Firmenhandy
• Kostenlose Getränke und Snacks
• Kostenlose Parkplätze
• Regelmäßige Firmenevents
• Arbeitsort Vor Ort & Homeoffice
• Diese Position lebt von der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Team und ist deshalb ausdrücklich keine überwiegende Remote-Stelle.
• Während der Probezeit arbeiten wir grundsätzlich vor Ort an unserem Standort in Karlsruhe.
• Nach erfolgreicher Probezeit sind in der Regel 1–2 Homeoffice-Tage pro Woche möglich.
• Insbesondere während des Aufbaus des Backoffice-/HR-Bereichs ist uns eine hohe Präsenz vor Ort wichtig.