HR Specialist - Personaladministration & Vertragsmanagement (w/m/d)

Die MAIT Gruppe ist mit mehr als 200 Millionen EUR Umsatz und über 7.000 Kunden der Partner für innovative digitale Lösungen in der Produktentwicklung, der Unternehmenssteuerung und im IT-Service. 900 MAITs (eine Wortschöpfung aus „mate“, engl. für Partner, „AI“ für Künstliche Intelligenz und „IT“) realisieren an über 25 Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in Benelux spezifische Lösungen in enger Zusammenarbeit mit ihren Kunden. Auf Augenhöhe. Wegweisend. Als Digitalisierungspartner nutzt MAIT die innovativsten Technologien von marktführenden PLM-, ERP- und IT-Anbietern wie PTC, Siemens, Abas, Comarch und HPE.

• Du steuerst die Personaladministration entlang des gesamten Employee Lifecycle - vom Eintritt über Veränderungen im Arbeitsverhältnis bis zum Austritt. Hierbei übernimmst du das Dokumentenmanagement, prüfst auf Vollständigkeit und koordinierst Unterschriften.
• Du erstellst und verwaltest Arbeitsverträge und weitere Personaldokumente. Dazu gehören Änderungsvereinbarungen sowie Prämien und sonstige personalbezogene Schreiben. Du pflegst unsere unternehmensinternen Vorlagen und hast dabei gesetzliche Bestimmungen und Änderungen im Blick.
• Du verantwortest das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM): Du lädst ein, führst die Gespräche und setzt Maßnahmen gemeinsam mit den beteiligten Personen um
• Du begleitest die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unserem Betriebsrat im Rahmen der Mitbestimmungsprozesse und unterstützt bei arbeitsrechtlichen Maßnahmen.
• Zu deinen Aufgaben gehören auch weitere administrative HR-Prozesse wie Probezeitabfragen, Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen sowie die Prüfung von Arbeitserlaubnissen.
• Du hältst Checklisten und Statusübersichten aktuell und sorgst für klare Schnittstellen. Dabei definierst und koordinierst du die erforderlichen Datenübergaben an IT, Entgeltabrechnung und zuständige Fachbereiche.
• Du wirkst bei der Optimierung und Digitalisierung unserer Personalprozesse aktiv mit, bringst eigene Ideen und Erfahrungen ein und begleitest spannende Projekte wie die HR-seitige Begleitung von Integrationsprojekten.

• Du bringst bereits mehrjährige Erfahrung in der Personaladministration, Personalsachbearbeitung oder im Bereich HR Operations mit, insbesondere in der Bearbeitung von Eintritten, Vertragsänderungen und Austritten.
• Du besitzt fundierte Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts und des Beschäftigtendatenschutzes und setzt sie beim Umgang mit Arbeitsverträgen, Personaldokumenten und sensiblen Daten sorgfältig und eigenständig um.
• Auch bei vielen parallelen Vorgängen behältst du Fristen, Freigaben und Rückläufe im Blick und stimmst dich zuverlässig mit der Entgeltabrechnung ab.
• Du kommunizierst klar und serviceorientiert mit Mitarbeitenden, Führungskräften und internen Schnittstellen und behandelst vertrauliche Informationen diskret.
• Du gehst sicher mit MS Office, insbesondere Word und Excel, um und hast idealerweise bereits mit einem Personalmanagementsystem beziehungsweise einer HR-Software gearbeitet
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Personalwesen, ein Studium mit Schwerpunkt Personalmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation rundet dein Profil ab.

• Arbeiten, wie es zu dir passt: Mobiles Arbeiten, Gleitzeit oder bis zu 20 Tage Workation pro Jahr – du entscheidest, wo und wie du am besten arbeitest
• Einstieg mit Rückenwind: Dein Buddy steht dir zur Seite, damit du dich vom ersten Tag an bei uns wohl fühlst
• Wir investieren in dein Potenzial: Profitiere von der MAIT Academy, externen Weiterbildungen und individueller Förderung, die genau zu deinem Weg passt
• Gemeinsame Events: Unser Sommerfest, Welcome Days, oder Firmenläufe stärken unseren Zusammenhalt und eine Kultur, in der Offenheit, Innovation und echte Teamarbeit gelebt werden
• Zeit für dich: Mit deinem Zeitwertkonto kannst du ein Sabbatical, individuelle Elternzeit oder deinen vorgezogenen Ruhestand planen
• Benefit-Boost für deinen Alltag: Prämien für Empfehlungen, exklusive Vergünstigungen beim Shoppen, Fitness, Freizeit und Leasing fürs JobRad erwarten dich bei MAIT
• Dein Hund gehört zu dir: Ob als Stresslöser oder Pausenkumpel – dein vierbeiniger Begleiter ist mit deinem Büroalltag bei uns vereinbar

Vielfalt macht uns stärker: Bei MAIT heißen wir Menschen jeder Herkunft, Religion, Identität, geschlechtlichen Orientierung, Altersgruppe, Behinderung und persönlichen Geschichte herzlich willkommen.