Sachbearbeiter Zeitwirtschaft (m/w/d) Zeiterfassung und Payroll-Vorbereitung

Für unseren Standort Hamburg suchen wir einen Sachbearbeiter Zeitwirtschaft (m/w/d) Zeiterfassung und Payroll-Vorbereitung in Vollzeit.

Du sorgst dafür, dass die Arbeitszeiten unseres Fahrpersonals vollständig, korrekt und termingerecht erfasst werden und eine verlässliche Grundlage für die Lohnabrechnung bilden.
Du importierst, erfasst und prüfst Arbeitszeiten in ATOSS und gleichst sie mit Stundenaufzeichnungen und Fahrerkartendaten ab. Abweichungen und Unregelmäßigkeiten klärst du gemeinsam mit den zuständigen Ansprechpartnern.

Das Umfeld
Bei Oxalis geht es nicht um Standardlogistik.
Wir organisieren Transporte für Kraftstoffe, Bitumen, Gase und weitere Flüssiggüter.
Dabei arbeiten wir unter hohen regulatorischen Anforderungen und mit direkter Relevanz für die Energie- und Industrieversorgung.

Das bedeutet: hohe Verantwortung, klare Abläufe und ein operatives Umfeld, in dem eine korrekte Zeiterfassung entscheidend dafür ist, dass Einsätze nachvollziehbar dokumentiert, Abrechnungen korrekt vorbereitet und gesetzliche sowie betriebliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.

• Ordnungsgemäßer Import und manuelle Eingabe der Arbeitszeiten der Fahrer in ATOSS anhand der Stundenaufzeichnungen sowie Abgleich mit den Daten der Fahrerkarten
• Klärung von Arbeitszeitabweichungen und Unregelmäßigkeiten in Abstimmung mit dem zuständigen Local Transport Manager und dem Work Force Manager
• Pflege der abrechnungsrelevanten Fahrerstammdaten in ATOSS
• Systematische Ablage und Archivierung der Daten zur Arbeitszeiterfassung
• Erstellung von Monatsübersichten und Klärung inhaltlicher Fragen seitens der Fahrer
• Erfassung und Überprüfung von Krankheitstagen der Fahrer
• Kontrolle auf fehlende oder fehlerhafte Einträge im System vor der Weitergabe der Daten an die Lohnabrechnung
• Bestellung und Verwaltung von Auslesegeräten für Massenspeicher und Fahrerkarten
• Ermittlung von Kennzahlen im Zusammenhang mit den Arbeitszeiten und Einsätzen des Fahrpersonals
• Berechnung und Kontrolle der Auszahlungsbeträge für Bonusleistungen
• Vertretung von Mitarbeitenden in gleicher Funktion im Krankheits- und Urlaubsfall

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass Arbeitszeiten und abrechnungsrelevante Angaben vollständig, korrekt und nachvollziehbar vorliegen – auch wenn im operativen Alltag kurzfristig Änderungen entstehen.

Du arbeitest sorgfältig mit Zeit-, Personal- und Abrechnungsdaten und behältst auch bei vielen Einzelinformationen den Überblick.

Du passt gut, wenn du:

• Erfahrung in der Zeiterfassung, Sachbearbeitung, Personaladministration oder einer vergleichbaren administrativen Rolle hast
• Sicher mit digitalen Zeiterfassungs- und Verwaltungssystemen arbeitest, Erfahrung mit ATOSS ist von Vorteil
• Auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig sorgfältig, strukturiert und termintreu bleibst
• Arbeitszeit- und Abrechnungsdaten gewissenhaft prüfst und Abweichungen konsequent nachverfolgst, klar und zuverlässig mit Fahrern, Transport Management, Work Force Management und weiteren internen Schnittstellen kommunizierst

Arbeitszeit & Flexibilität

• Anteilig mobiles Arbeiten möglich
• Montag bis Freitag

Vergütung & Zusatzleistungen

• Betriebliche Altersvorsorge
• Zeitwertkonto
• Kostenlose Mitarbeiterparkplätze
• Zusatzleistungen wie Edenred-Benefits und Leasingfahrrad
• Zuschuss zum Deutschlandticket

Arbeitsumfeld

• Strukturierte Einarbeitung in ATOSS, Zeitwirtschaft und die relevanten internen Prozesse
• Direkte Zusammenarbeit mit Fahrern, Local Transport Management und Work Force Management
• Stabiler Arbeitsplatz in einem etablierten Logistikumfeld

Warum sich ein Wechsel lohnt:

Wenn du aktuell in der Zeiterfassung, Sachbearbeitung oder Personaladministration arbeitest und eine Rolle suchst, in der Genauigkeit und Verlässlichkeit unmittelbar sichtbar werden, findest du hier ein klar definiertes Aufgabengebiet mit enger Anbindung an den operativen Transportbetrieb.

Du stellst sicher, dass Arbeitszeiten, Fehlzeiten und abrechnungsrelevante Daten des Fahrpersonals korrekt verarbeitet werden. Damit leistest du einen direkten Beitrag zu einer verlässlichen Lohnabrechnung und zu transparenten, funktionierenden Prozessen im operativen Alltag.